Omorganisation och uppsägning på grund av arbetsbrist
Att leda ett företag genom en stor förändring
Att leda ett företag genom en förändring är i allmänhet ett krävande projekt. I synnerhet när det är i formen av en omorganisation som resulterar i att personal ska bli uppsagda.
Arbetsgivarens förmåga att hantera arbetsrätten, ledarskapet, förhandling, kommunikationsförmåga, affärsmannaskap och taktik ställs på sin spets. Men det finns ett recept på hur det görs på ett lyckat sätt.
Vi delar in projektet i före, under och efter.
Vad är arbetsbrist?
Uppsägning på grund av arbetsbrist kan man säga är allting som inte är personliga skäl. Exempelvis, nedläggning, outsourcning, sparprogram etc. Allting som härrör till organisation. Att säga upp en säljare med hänvisning till dålig försäljning är ett exempel på personliga skäl och inte arbetsbrist. Att säljaren inte säljer bra är kopplat till säljaren personligen och inte organisationen, fast resultatet kanske leder in till mindre arbete.
De tre faserna
Före omorganisationen
Detta är den viktigaste fasen, det är här arbetsgivaren lägger grunden till omorganisationen samt vem som ev. ska bli uppsagd med anledning av förändringen. Det är även här arbetsgivaren upprättar de dokument som ska ligga till grund för omorganisationen och som sedan ska visas för fackförbundet/en. Nämligen omorganisationsplanen, riskanalysen, turordningslistan och omplaceringsutredningen de två sista dokumenten upprättas för det fall omorganisationen leder till uppsägningar.
Omorganisationsplan
Arbetet börjar med det jag brukar kalla en omorganisationsplan. Det behöver inte vara komplicerat.
Av planen ska det framgå:
1. Hur organisationen ser ut före omorganisationen och
2. Hur organisationen ser ut efter omorganisationen
Planen kommer skickas till fackförbundet/en tillsammans med kallelsen till förhandling. Om den kan illustreras med ett organisationsschema så kan det vara en fördel.
Riskanalys
Vid omorganisationer krävs det enligt arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete att arbetsgivaren utreder risker vid förändringar i verksamheten. Är det exempelvis på det sättet att ekonomifunktionen på företaget ska outsourcas så är risken för arbetsmiljön liten för kvarvarande personal, då ju en extern firma kommer hantera ekonomin. Kvarvarande personal kommer inte få mer att göra.
Turordningslista
LAS säger att det genom turordning i enlighet med sist in först ut som arbetsgivaren konstaterar vem som kan komma att sägas upp. För varje driftsenhet upprättas en enskild turordning. En driftsenhet är en geografisk egen enhet inom arbetsgivarens verksamhet. Arbetsplatser i bostäder innebär inte enbart för den delen att denne utgör en egen driftsenhet
Avtalsturlista
För den arbetsgivare som är bunden av kollektivavtal kan fack och arbetsgivare komma överens om turlistan och frångå lagens regler.
Undantag
Alla arbetsgivare får undanta tre arbetstagare från turordningslistan som är av särskild betydelse för den fortsatta verksamheten. Det är arbetsgivaren som gör den bedömningen, som allting annat här i världen så är det dock en bra sak om det är en någorlunda rimlig grund som arbetsgivaren har för sin bedömning.
Exempel på hur en turordningslista kan se ut.
|
Namn |
Personnummer |
Befattning |
Anställningstid |
|---|---|---|---|
|
Ove Andersson |
123456-1234 |
Tekniker |
7 år och 3 månader |
|
Anna Andersson |
123456-1234 |
Teknisk säljare |
6 år och 10 månader |
|
Anders Persson |
123456-1234 |
Ekonom |
6 år och 1 månad |
|
Peter Nilsson |
123456-1234 |
Ekonom |
5 år |
|
Lisa Karlsson |
123456-1234 |
Marknadsförare |
4 år 9 månader |
|
Per Haraldsson |
123456-1234 |
Receptionist |
4 år och 5 månader |
|
Ingvar Larsson |
123456-1234 |
Säljare |
4 år och 1 månad |
|
Anna Bengtsson |
123456-1234 |
Administratör |
3 år och 5 månader |
Varsla arbetsförmedlingen
Om det finns risk för att fem eller fler av arbetstagarna kan komma att bli uppsagda krävs det att arbetsgivaren meddelar arbetsförmedlingen om det.
- Om högst 25 personer berörs ska du varsla minst två månader innan den första berörda personen slutar sin anställning.
Om 26 - 100 personer berörs ska du varsla minst fyra månader innan den första berörda personen slutar sin anställning.
- Om fler än 100 personer berörs ska du varsla minst sex månader innan den första berörda personen slutar sin anställning.
För visstidsanställda:
- Om anställningen avbryts i förtid behöver du anmäla varslet minst sex veckor innan den första berörda personen slutar sin anställning.
Omplaceringsutredning
Av 7 § lagen om anställningsskydd kräver uppsägning sakliga skäl. En uppsägning är inte grundad på sakliga skäl om det är skäligt att kräva att arbetsgivaren bereder arbetstagaren annat arbete hos sig. Därför gör arbetsgivaren en omplaceringsutredning. Utredningen ska ge svar på två frågor.
- Huruvida det finns några lediga arbeten och i sådant fall pröva arbetstagarens kvalifikationer mot den lediga tjänsten.
- Samt huruvida det finns lediga tjänster som arbetstagaren med antagande av sina kvalifikationer och anställningstid kan få, därav "sist in först ut". I detta fall en tjänst som innehas av någon annan.
Exempel:
Titta på turordningslistan ovan. Vi säger att det företaget ska lägga ner sin ekonomiavdelning. Anders och Peters jobb försvinner. Då ska deras kvalifikationer prövas mot Ove och Annas jobb som Tekniker och Teknisk säljare. Visar det sig att de har kvalifikationer för de tjänsterna så ska de bli erbjudna dem tjänsterna och om de inte har det så föreligger det sakliga skäl för uppsägning.
Inhämta facklig tillhörighet för dem som kan komma att påverkas
Arbetsgivaren är skyldig att förhandla omorganisationer och kollektiva uppsägningar med en eller flera fackförbund. Dels är arbetsgivaren skyldig att förhandla med det fackförbund som denna är bunden av genom sitt kollektivavtal som denne har genom ett hängavtal eller genom sitt eventuella medlemskap i en arbetsgiv organisation. Ibland är dock personalen medlem i fackförbund som inte arbetsgivaren är bunden av genom kollektivavtal. I sådant fall så är arbetsgivaren skyldig att även förhandla med det fackförbundet i enlighet med 13:e § 1 st i lag om medbestämmande i arbetslivet om omorganisationen kan komma att påverka just dem.
Under omorganisationen
I fas två går påbörjas förhandlingarna genom att arbetsgivaren kallar fackförbunden till sig, genomför och avslutar förhandlingarna, fullföljer ev. överenskommelser som hänför sig från dessa förhandlingar samt verkställer ev. uppsägningar och slutligt så börjar den nya organisationen gälla. Om arbetet under den första fasen gjorts bra, så går denna andra fas också bra. Ibland så kan förhandlingarna gå mer eller mindre smidigt, det beror mycket på hur erfaren arbetsgivarens förhandlare är. Det är inte ovanligt att den ena parten exempelvis kan förhala förhandlingarna eller påstå att saker och ting är på något annat sätt än det är, exempelvis gällande rätt.
Skicka kallelse till förhandling
Det finns flera skäl till varför arbetsgivarna är tvungen att upprätta en fysisk kallelse där det framgår att fackförbundet kallats till förhandling. Dels är det kultur på arbetsmarknaden att fackförbund och arbetsgivare använder sig av kallelser för att markera att det är en förhandling. Men även i bevissynpunkt är det viktigt att arbetsgivaren använder sig av en fysisk kallelse.
Av kallelsen ska det framgå vilken tid och plats som förhandlingen ska äga rum. Det ska även framgå vad förhandlingen ska handla om, i detta fall ska den handla om omorganisation med tillhörande eventuell uppsägning på grund av arbetsbrist. Anledningen till varför vi skriver "eventuellt" är just på grund av medbestämmandet i arbetslivet som facket har rätt att vara med på. Det innebär inte att facket kan motsäga sig eller på något sätt sätta käppar i hjulet för att genomföra en omorganisation. Det är arbetsgivaren som bestämmer hur organisationen ska se ut. Däremot så har facket rätt att innan beslut fattas få vara med och försöka påverka.
Genomför och avsluta förhandlingen
Vid förhandlingen som antingen äger rum fysiskt och då oftast i arbetsgivarens lokaler eller digitalt följer parterna oftast en dagordning. Det första är att utse en part som upprättar protokoll och den andra som justerar protokollet.
Det är alltid fördel att få upprätta protokollet på det viset så får man det upprättas på det sättet man själv vill ha det. Det är viktigt att det framgår av protokollet att förhandlingen är avslutad och att arbetsgivaren uppfyllt förhandlingsskyldighet. Om endera part är av en annan mening så kan detta läggas in.
Därefter börjar arbetsgivaren lägga fram sin sak, det vill säga vad det är som denne vill göra och på det viset går igenom omorganisationsplanen och om det blir övertalighet, det vill säga om det är någon som behöver sluta så beskriver arbetsgivaren varför just dessa personer behöver bli uppsagd på grund av arbetsbrist.
Förhandlingen ska protokoll föras Antingen så kommer man överens om att facket ska upprätta förhandling protokollet eller att arbetsgivaren ska upprätta förhandlingsprotokollet. Det är alltid fördel att få upprätta protokollet på det viset så får man det upprättas på det sättet man själv vill ha det. Det är viktigt att det framgår av protokollet att förhandlingen är avslutad och att arbetsgivaren uppfyllt förhandlingsskyldighet.
Verkställ
Verkställ den nya organisationen och säg upp berörda, alternativt fullfölj överenskommelser från förhandlingen
Efter omorganisationen
Utvärdera projektet, kom fram till hur ofta och på vilket sätt arbetsgivaren fortsättningsvis ska följa hur effektiv den nya organisationen är. Var syftet att spara kostnader? Hur mycket sparade ni efter ett kvartal? Var syftet att vinsten skulle öka? Steg vinsten efter ett halvår? Gick det som önskat? Vad hade kunnat gå bättre och vad gick bra? Glöm inte bort att upprätta betyg, arbetsgivarintyg, betala ut slutlöner och i övrigt offboarda dem som sagts upp.
Lycka till med Er omorganisation!
Christoffer Lewinowitz
Arbetsgivarjurist
Hos oss är första samtalet gratis!
Vi tycker det ska vara lätt som arbetsgivare och chef att göra rätt. Avståndet att be om hjälp måste vara kort därför är en första konsultation alltid gratis hos oss. Vi hör vi av oss inom 24 h.
Trygghetsavtal för arbetsgivare...
i abonnemanget ingår:
Ett bra komplement till företagets rättsskyddsförsäkring. Arbetsrättsliga tvister är oftast ett undantag i företagsförsäkringar. För villkor, ansökan och prislista, klicka här.